Tres pasos clave para partir con Kanban

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Escrito por María Cecilia

En el post de la semana pasada hablamos sobre 4 modelos que abren el camino hacia un enfoque ágil. En el de hoy te sugerimos partir con Kanban, uno de los métodos que consideramos más fácil de adoptar.

Para ello te dejamos estos 3 pasos con los que puedes iniciar y así obtener buenos resultados:

  • Identifica con claridad los estados de tu cadena de procesos.
  • Conoce el tamaño del equipo con el que contarás para llevar a cabo el proyecto.
  • Establece límites para el trabajo en curso (WIP – Work In Progress).

Paso 1 – Identifica con claridad los estados de tu cadena de procesos.

Por ejemplo, si hacemos la analogía con una cadena de procesos para elaborar pizzas, los estados de tu proceso podrían ser los 7 que aparecen en la siguiente imagen

Pero si llevamos esto al contexto de desarrollo de software, tendríamos algo como esto:

Recuerda que los estados que incluyas en tu tablero dependerán de lo que quieres hacer visible para tomar acciones; por ejemplo, si quisieras tener una óptica rápida de la calidad de los desarrollos que se consideran terminados, quizás podrías dividir la columna Test en dos ciclos de pruebas para conocer el re-test; y allí podrías visualizar los requerimientos devueltos a desarrollo después del primer ciclo de pruebas.

Si este número es muy alto quizás necesites solicitar al equipo de desarrollo que enfatice las pruebas unitarias, y si ningún requerimiento pasa por este estado y aun así identificas que existen muchas incidencias en producción, tal vez está faltando hacer un QA más exhaustivo o tienes escenarios de pruebas que no han sido contemplados.

Paso 2 – Conoce el tamaño del equipo con el que contarás para llevar a cabo el proyecto.

Es sumamente importante que sepas cuántas personas participarán en el proyecto, así como el rol  que tendrá cada uno.

Algunas veces en los proyectos se da la percepción de que existen muchas personas participando, y el número de entregables que se va obteniendo se considera bajo.  Esto puede deberse a una distribución de roles no equilibrada.

Me explico un poco mejor… si tienes varios key user dedicados a levantar requerimientos con diversas áreas de negocio que participan dentro del proyecto como stakeholders; pero el equipo que se va a encargar de construir esos requerimientos tiene un número muy limitado de personas, probablemente tu demanda sobrepase la capacidad que tiene el equipo para atender esas solicitudes dentro del tiempo esperado. ¡Y si a esto le sumamos el factor de cambio, que ya sabemos que siempre existe dentro de los proyectos! entonces es casi un hecho que habrá usuarios descontentos porque no recibirán sus requerimientos a tiempo, pero la percepción de la alta dirección será que hay un gran número de personas participando en el proyecto. De ahí viene la importancia de saber y hacer comprender al resto de los involucrados cuál es el tamaño real del equipo que generará los entregables.

Paso 3 – Establece límites para el trabajo en curso (WIP – Work In Progress)

Para trabajar correctamente con Kanban, debes establecer el número de tareas que se pueden ejecutar en cada fase de la cadena de procesos; a este número se le conoce como WIP o significa trabajo en progreso.

Un WIP muy bajo no es recomendable porque puede ocasionar tiempo de ocio entre algunos integrantes del equipo, y un WIP muy elevado te puede generar tareas en simultáneo que pueden llegar a quedar inconclusas.

Al principio no es tan fácil determinar el WIP correcto, pero una vez que ya tienes algunas iteraciones se hará más sencillo y podrás adecuar tu WIP para gestionar en forma óptima la demanda, o bien tomar las acciones pertinentes para poder aumentar la capacidad.

Otra cosa que debes tener presente es que no se inicia una nueva tarea hasta que no se haya finalizado la anterior, y también que cada una de éstas necesariamente se debe estimar.

Existe una fórmula que se puede aplicar para calcular un WIP inicial: se trata del 2n -1, que puede servir para partir, pero te sugiero que no te cases con ella y una vez que tengas algunas iteraciones ajustes el WIP.

En la formula el “2” y el “1” son valores constantes y “n” representa la cantidad de personas que trabajan en esa fase.

Hagamos un ejemplo: supongamos que tu equipo para el proyecto tiene los siguientes perfiles:

  • 2 arquitectos
  • 3 desarrolladores
  • 1 tester

Y quieres calcular el WIP para los siguientes estados de tu cadena de procesos: Análisis, Desarrollo y Pruebas. Entonces:

Fases del procesoPersonas por cada faseFormulaWIP de cada fase
Análisis2(2 x 2) – 1 = 33
Desarrollo3(3 x 2) – 1 = 55
Pruebas1(1 x 2) – 1 = 11

Como puedes ver en la cuarta columna está el WIP que obtuviste para cada fase al aplicar la fórmula, pero como lo mencioné antes no te quedes estancado con este WIP y ajústalo a medida que vayas consiguiendo iteraciones.

Finalmente, puedes comenzar tu proyecto y después ir midiendo para generar acciones.

¡Espero haberte ayudado!

En la siguiente columna hablaremos sobre las métricas de Kanban. ¡No dejes de seguirnos!

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  1. Pingback: Métricas Kanban – De lo cotidiano

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