Distribuyendo los equipos en la oficina

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Nos cambiamos de oficina y junto a la alegría de un nuevo lugar donde trabajar surge inmediatamente la pregunta ¿Cómo nos distribuimos?

Somos un conjunto de dos empresas. Una dedicada a diseño y creatividad y otra al desarrollo de software, yo participo de la de desarrollo de software. Como empresas, nos fusionamos hace unos meses y todo ha sido muy rápido, pero satisfactorio.

La nueva oficina cuenta con 5 grandes habitaciones que serán las que ocupemos con los distintos equipos, distribuidas en dos pisos, 3 arriba y 2 abajo. Habrá una sala de reuniones, una sala de capacitación, una de la agencia y dos de desarrollo.

Primer pensamiento: La agencia abajo, desarrollo arriba.

El primer pensamiento que todos tenemos es separar a las personas por sala según el área funcional a la que pertenecen así dejamos a las personas de una misma área en una misma sala y las de una empresa en el mismo piso.

Muchas de las grandes empresas que he conocido hacen eso mismo, están los edificios ocupados por las áreas funcionales o las gerencias. Piso uno, gerencia uno; piso dos, gerencia dos; y así sucesivamente.

Pienso que las ventajas que se ven se relacionan con las mejoras sobre la coordinación de las área y su eficiencia. Para un jefe o supervisor es más fácil supervisarlas y tener todo bajo control, además, todos hablan el mismo idioma.

El problema, los óptimos locales

https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Extrema_example_es.svg

Si cada área busca el máximo del área, no necesariamente se alcanza el máximo del flujo completo. Esto se ha explicado ampliamente en LEAN, particularmente en el libro La Meta.

¿Entonces? No importa mantener todo bajo control, importa que el trabajo fluya eficientemente.

Distribución de las salas

La distribución que probaremos sería aquella que haga que las personas que participan en el mismo flujo de trabajo estén cerca.

Ya sabíamos que nuestra empresa de desarrollo tiene al menos tres tipos de trabajo con naturalezas distintas. Un tipo de trabajo son proyectos que son desarrollados por células de trabajo, trabajos de largo aliento. Otro tipo de trabajo son proyectos de corto aliento y el tercero son las tareas puntuales.

Naturalezas de trabajo

Los proyectos de largo aliento usan la metodología SCRUM para gestionar el trabajo. Cada cliente dispone de un Product Owner y la célula tiene capacidades de UX, UI, QA, Front, Back, SM y varios otro acrónimos del rubro.

Los proyectos de corto aliento usan método Kanban para gestionar el flujo de actividades y tareas que se distribuyen en el equipo. Además, una gran parte del trabajo nace desde necesidades de la agencia

Finalmente, como nos sentaremos

La agencia y el equipo de proyectos de corto aliento se sentarán en el mismo piso, uno en cada sala. Por otro lado, los que son parte de las células de los proyectos de largo aliento se sentarán en la otra sala.

Los que participan tanto de proyectos de largo y de corto aliento fue un poco más fácil ubicarlos, una sala estaba llena y la otra tenía espacio, tan tan.

La distribución de los puestos de trabajo por cada sala va a depender de quienes estén en la sala, es parte de la auto gestión.

En resumen

En resumen, organizar la empresa de acuerdo a sus flujos de trabajo es sólo una parte del desafío. Una vez descubiertos, la empresa debe mutar para poder hacer que el trabajo fluya lo más rápido y eficientemente posible, en nuestro caso, aprovechamos el cambio de oficina para distribuirnos.

Tenemos un objetivo claro, resolver problemas de negocio de nuestros clientes, y cambiarnos de puestos ayuda directamente en esto.

Todo esto es nuestra hipótesis inicial, al verse enfrentada a la realidad veremos que pasa.

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